Chormanagement 2.0 in Pandemiezeiten

 Mein Chor geriet unlängst in eine Krise. Ein Führungswechsel und die Person(en), die den größten Teil des Workloads getan und organisiert haben sind plötzlich weg und keiner wills machen. Aber was nun tun? 

In der Not schlug ich vor es mit einem an agiles Projektmanagement angelehnten Orga-Team zu versuchen und kleinteilige Aufgaben auf eine größere Anzahl von Schultern zu lasten. Und dafür die mir aus meinem Berufsumfeld als IT-Consultant bekannten Tools zu verwenden und eine Kollaborationsplattform zu bauen, die die organisatorischen Abläufe auf einer Webseite/HandyApp zentralisiert und die Leute mit Chat und Video erreichbar macht. Aufgabenkärtchen auf einem (Kanban-) Board organisiert und einfach Personen zuordenbar macht und damit Kontrolle und Verbindlichkeit in die Verfolgung der Ergebnisse zu bringen. Dafür musste aber die Zusammenarbeit nicht nur durch Corona viel digitaler werden als vorher.

Dafür habe ich unseren Verein auf dem Microsoft Non-Profit Portal (https://www.microsoft.com/de-de/nonprofits/) als gemeinnützige Organisation registriert, und einen steuerlichen Freistellungsbescheid in das Profil hochgeladen. Zwei Tage später kam das Approval, und ich konnte 10 Lizenzen Microsoft 365 Business Premium und 30 Lizenzen Microsoft 365 Business Basic meiner neuen Organisation "Langenhorner Gesangverein von 1866 e. V." kostenfrei zuordnen.

Was ist Microsoft 365?

Kurz gesagt ist es eine komplette Online-Software-Sammlung für eine effiziente Zusammenarbeit eben nicht nur im Büro. Kostenfrei sind die folgende Komponenten:

Webversionen von Word, Excel

Dateispeicherung und -freigabe mit 1 TB OneDrive-Speicher

E-Mail, Kalender und Kontakte mit einem 50-GB-Posteingang

Onlinebesprechungen, Chatnachrichten, Audio-, HD-Video- und Webkonferenzen

Microsoft Teams, ein zentraler Ort für die Teamarbeit

Intranetwebsite für Ihre Teams

Soziales Unternehmensnetzwerk für die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg

Werkzeuge für das Arbeitsmanagement, die helfen, Pläne zu erstellen und Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen und gemeinsam zu erledigen

Werkzeuge für das professionelle Erzählen von digitalen Geschichten

Maximale Anzahl Benutzer: 300

Der erste Weg führt einen dann, mit der Anleitung die man mit dem Approval zugeschickt bekommt in das Admin-Portal um User und Funktionsmailboxen einzurichten und Lizenzen zuzuordnen. Ausserdem habe ich eine Domäne hier der Organisation zugeordnet: lgv1866.de

Für unseren Verein (und nicht nur den) bietet sich das Tools Teams als die oben beschrieben Kollaborationsplattform an.

Microsoft Teams für Vereine ist das Tool von Microsoft zur effizienten Online-Zusammenarbeit. Arbeiten an Dokumenten, Online-Meeting, Chatten, Dateiaustausch, Dateiablage, Telefonanrufe, Video-Anrufe, und vieles mehr ermöglicht Microsoft Teams.

Den Teams-Client gibt es für Windows, Android, iOS, Linux und im Browser. Für Smartphones ist die Chat und Telefonfunktion geeignet, aber auch um schnell mal was nachzuschauen. Den meisten Teilnehmern habe ich die Teilnahme im Browser am PC vorgeschlagen, oftmals wird das Tool auch am Arbeitsplatz eingesetzt um hier Irritationen zu vermeiden. Im Zweifel hilft hier ein in-Privat Fenster des Browser wenn man auf bereits im Microsoft Umfeld verwendete Identitäten zurück geworfen wird. Der Edge Browser ud der Chrome Browser funktionieren gut. Im Firefox mussten wir feststellen das die Videofunktionalität nicht unterstützt wird.

Nachdem Start des Clients ist für den User die erste Hürde die Multifaktor Authentifizierung einzurichten und dazu den Microsoft Authenticator auf dem Handy zu installieren. Inzwischen ist dieses Konzept aber soweit verbreitet, das es eigentlich keine Akzeptanzprobleme gab.

Das Orga Team bekam schnell zuwachs an Kanälen in denen die Anwerbung von Projektsängern für das aktuelle Konzertprogramm bearbeitet wird. Mirgleiderbetreuung mit einem Geburtstagskalender damit die Ständchen auch zeitgerecht in den Proben abgeliefert werden, und nicht zuletzt ein Kanal in dem das Hygiene Konzept in unserem Probensaal mit der Luft- (und Aerosol-)Absauganlage unter der Decke, aber auch die Fertigung von Schildern für die Luca-App um sich zu Probe einzuchecken. Der Vorstand hat einen privaten Kanal bekommen.

Daneben gibt es ein zweites Team für den Austausch mit dem Chorleiter, in dem die Programmvorschläge und Noten ausgetauscht werden. Es ist inzwischen Tradition beim LGV das nach dem der Chorleiter das Progamm für die nächste Saison ausgerufen hat, Chorsänger Vorschläge für Chorsätze einbringen können.

Unter Beiträgen werden atuelle Themen diskutiert, unter Dateien liegt das was eben an Dateien und Listen anfällt inklusive Notensatzdateien. Im Wiki sind wir dabei die Abläufe und zu tun ist zu dokumentieren - Wissen das vor nur 1-3 Köpfen vorhanden war und wenn die weg sind funktioniert es nicht mehr. Diese Dokumentation ermöglicht erst Aufgaben mal an jemand anderen zu deligieren.
Das Info-Funktions-Postfach in dem Anfragen einlaufen ist auch direkt erreichbar und kann von mehreren Berechtigten bearbeitet. Unter Aufgaben verbirgt sich das erwähnte Kanban-Board mit den Aufgaben.

Das man damit aus dem Browser auch Videokonferenzen mit Bildschirmteilen machen kann erklärt sich von selbst. Damit ersetzt diese eine Webseite ein ganzes Sammelsurium von Tools die vorher zum Teil privat bezahlt werden mussten um für den Bedarf zu decken. Exemplarisch sei hier Zoom, Dropbox und WhatsApp genannt.
Als weiteres Option habe ich ein sogenanntes Azure Sponsoring auf dem Non-Profit Account geclaimt, was nach 3-4 Tagen bewilligt wurde.

Dabei handelt es sich um sich jährlich erneuernde $3500 aus denen man Dienste aus der Microsoft Azure Cloud benutzen kann. Die Aufstellung eines Webservices mit Wordpress aus dem Marketplace war in 10 min erledigt. Etwas länger dauerte das Exportieren der alten Webseite und wieder Einspielen 
in Azure. Es ist noch der Domänentransfer abzuschliessen, und der Vertrag beim alten Provider zu kündigen, dann sind auch diese Kosten der Webseite Geschichte. Für $3500 Jährlich könnten wir wohl 10 Webseiten aufstellen. Einige Powerapps sind derzeit im Entstehen.

Wie es gelingt die Chorsänger zu involvieren und auf diese Plattform zu bringen wird die Zeit zeigen.